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  • 執筆者の写真M.Y

わかりやすい資料作成のコツ

はじめに

 

わたしは、 PowerPointやGoogleスライドを利用した資料作成を行うことが多々あります。


DXを推進する各社様の支援(補助)として取引先へ訪問し、飛び交う議論を可視化したり、自社パッケージの説明用資料を作成しています。


最初は、資料を作成するたびにダメ出しをもらい、資料作成に自信がなくなってしまったり、資料を作成することが億劫になっていました。


しかし、デザインの本を読んでみたり、言われたことを意識していくうちに作成した資料が活用され、一度作成した資料が何度も再利用ができたり、いいサイクルになってきたので、わたしが意識している資料の作成方法について、ここにまとめたいと思います。



目次

 

  1. わかりやすい資料とは

  2. アジェンダで整理

  3. 文字の大きさに注意

  4. 見出しを忘れずに

  5. 文字ですべてを語らない

  6. 色は3色までにする

  7. 言いたいこと以外はグレーアウト

  8. グルーピングを活用する



1.わかりやすい資料とは

 

わたしが思うわかりやすい資料とは、言いたいことが伝わる資料だと思っています。


何が言いたいのか伝わらない資料なら、余計な混乱を招く恐れがあるため、ない方がよいくらいだと思っています。


「伝えたいことは何か」を常に考え、第三者視点で「言いたいことが伝わるか」を意識することがポイントです。



2.アジェンダ整理

 

アジェンダとは、資料の中で扱うトピックやセクションの順序や概要を示すリストのことです。


資料の骨子となるもので、アジェンダが整理されていない資料は何が言いたいのかわからない資料になりやすいです。


旅行に行く時も、事前に時間割や予定を整理していれば効率的に旅行を楽しむことができますが、無計画で行っても思った通りに行かなかったり、時間を無駄にしてしまうこともあると思います。


旅行であれば気ままな旅行でよいかもしれませんが、資料作成では遠回りをしてしまったり、あれもこれもと後で追加することによって結局何が言いたいのかわからない、ということになってしまうため、まずは時間をかけて骨組みをきれい整理してから資料作成しましょう。



3.文字の大きさに注意

 

資料を常に大画面で見れることは少ないと思います。


ほとんどの人が、PC画面、もしくはweb会議の画面共有で資料を見ることになります。


画面で見る資料はとても小さく、文字が小さいと見えにくくなってしまいます。 


記入する場所によって、以下のサイズより小さくならないように作成をしましょう。

場所

サイズ

タイトル

20

見出し

18

補足コメント

14



4.見出しを忘れずに

 

画像をペタっと貼り付けただけのページを作成した場合でも、その画像だけでは何が言いたいのか伝わりません。


見出しは必ず記載し、そのページで言いたい結論を端的に記入しましょう。


それだけでわかりやすい資料に格上げします。



5.文字ですべてを語らない

 

文字だけでつらつら書き出した資料は、読んだら終わってしまいます。


読んでほしいのではなく、伝えるための資料を作るためには、図形を活用しイメージしてもらうのと同時に、図形だけでは伝えきれない補足を文字にするようにしましょう。


文字や言葉は人によって捉え方が違うため、図式化することによってイメージを同一にすることが大切です。





6.色は3色までにする

 

カラフルな資料は色に注目してしまい、何が大事かを見失ってしまいます。


メインで2色、補助で1色を意識します。


わたしの場合は「良いこと:緑」「悪いこと:赤」を基本カラーとし、「補助:オレンジ」で作成することが多いです。


自社パッケージの資料作成の際は「良いこと:オレンジ(自社カラー)」「悪いこと:青(補色)」をメインとして作成を行いました。


メインの1色選んだら、その補色となる1色を選ぶことで色の違いが明確となり目立ちやすくなります。



7.言いたいこと以外はグレーアウト

 

資料でここぞと目立たせたい箇所に色をつけることにより、言いたいことが目立ってわかりやすくなります。


まわりにたくさんの色があるとどこが大事なのかわからなくなるので、言いたいことがぼやけてしまったり、伝わらない資料となってしまいます。


そのため、図式化した後で本当に言いたいことだけに色をつけ、それ以外のものを目立たない色にすることで本当に伝えたいことにだけ目を向けることができます。


たとえば、以下の同じ図でどちらの赤枠が目立つと感じますか?




グレーアウトされた図の方が赤の枠が際立って見えると思います。


枠線や塗りつぶしを行うときも、同じ要領で「言いたいことに色付け」「それ以外はグレーアウト」を徹底しましょう。



8.グルーピングを活用する

 

グルーピングとは類似したアイテムや要素を一緒にまとめて整理する方法です。


複数のポイントがある場合、グルーピングすることで内容が散らばることなく、理解しやすくすることができます。


例えば、4つの伝えたいポイントがある資料を作成する場合、何も考えずにポイントだけ色付けすると以下のようになります。





4つのポイントが何と連動しているのか分からず目が散ってしまいます。


そこでグループがわかるように色分けをしてみます。





何と何が連動されているかが少しわかりやすくなりました。


それでもまだ内容が上下に分かれていることで、目が泳いでしまいます。


ここでグルーピングを活用して同じ内容を1箇所にまとめてみます。





同じ内容をまとめることで、見やすく理解しやすい資料になりました。


また文字を図式化することで、よりシンプルに伝わるようになっています。


伝わる資料を作成するために、グルーピングを活用していきましょう。



さいごに

 

今回は意識するだけで簡単にわかりやすい資料になる8つのポイントをご紹介させていただきました。


1つでも意識していなかった、と思われた方は、ぜひ取り入れてみてください。


以上です。

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